5 Tipps für eine effiziente und moderne Unternehmenskommunikation

Im Zuge der Digitalisierung stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, den Anforderungen nach modernen Kommunikationsmitteln gerecht zu werden. Worauf Sie dabei besonders achten sollten? Mit diesen fünf Tipps meistern Sie alle Hürden!

Effiziente und moderne Unternehmenskommunikation

1. Ermöglichen Sie zeitgemäßes Arbeiten.


Mobiles und vernetztes Arbeiten ist eine Entwicklung, an dem heute kein Unternehmen mehr vorbeikommt. Wir checken Mails unterwegs auf dem Smartphone oder tauschen uns mit einem Kollegen in einer Selbstverständlichkeit via Voice und Video over IP aus. Voraussetzung hierfür sind moderne Kommunikationsmittel. Bei der Digitalisierung Ihrer Arbeitswelt empfiehlt sich, darauf zu achten, dass alle relevanten Daten auf einer sicheren (Stichwort Information Protection) zentralen Oberfläche zur Verfügung stehen – unabhängig davon, welches Endgerät oder Betriebssystem genutzt wird. Die Leistungsfähigkeit kann durch skalierbare Cloud-Lösungen sichergestellt werden, die u.a. bei wirtschaftlichem und/oder Standort-Wachstum von Vorteil sind.


2. Muss es immer neu sein? Modernisieren Sie Ihre vorhandene solide Basis.


Kaum ein Unternehmen wird sich komplett von seiner alten Kommunikationstechnik trennen. Lassen Sie sich beraten, wie Sie die neuen Technologien – trotz Restmietzeit oder Abschreibung (z.B. der TK-Anlage) –optimal und möglichst kostenneutral in Ihre bestehende Geschäftsprozesse einbinden können. Die heutigen Technologien erlauben eine transparente Integration von Cloud-Services in bestehende IT-Infrastrukturen. Gerade hybride Szenarien sorgen für eine optimale Unterstützung der Kerngeschäftsprozesse. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, einen Partner zu finden, der sowohl die Cloud- als auch die On-Premise-Welt der IT umfassend versteht.


3. Achten Sie auf eine korrekte Lizenzierung.


Die digitale Transformation führt gerade in der Kommunikation zu vielen neuen Fragen in Bezug auf das Thema Software Asset Management. Mit der Einführung von Cloud-(PBX)-Technologien entsteht zwar schnell der Eindruck, man sei automatisch immer korrekt lizenziert. Häufig liegt die Tücke – und daraus resultierende unnötige Mehrkosten – im Detail. Cloud-Services machen gerade in hybriden Szenarien die Thematik komplexer. Umso wichtiger ist es, dass zentral gesteuert und ermittelt wird, welche Lösung zu welchem Anwender passt, ob eine Software standardisiert wird und an welchen Stellen Sie für Lizenzen oder Abos ohne produktiven Nutzen bezahlen.


4. Stellen Sie Security und Compliance sicher.


Im Zeitalter der Cloud spielen Sicherheit und Compliance eine feste und wichtige Rolle. Diese teils neuen und zusätzlichen Herausforderungen sind im Mittelstand durch eigene fachliche Ressourcen meist nur sehr schwer umsetzbar. Daher geht der Trend deutlich dahin, dass ein Dienstleister das ITK-Management übernimmt. Dieser soll die Komplexität der Service-Orchestrierung für den Mittelstand managen. Zwar sind Kommunikations-Applikationen im Vergleich zu Geschäftsanwendungen gefühlt weniger kritisch, doch schon in der Verzahnung dieser Applikationen beginnt die Komplexität und gegenseitige Abhängigkeit. Auch hier geht es darum, auf Nummer sicher zu gehen. Die Auswahl des „richtigen“ Partners ist in diesem Zusammenhang entscheidend. Planen Sie sich als Unternehmen ausreichend Zeit dafür ein und hinterfragen Sie alle kritischen Punkte genau: Wie will der Dienstleister sicherstellen, dass die Compliance- und Security-Vorgaben eingehalten werden? Und passen die genannten Methoden zum eigenen Geschäftsmodell? In einer vernetzten Welt empfiehlt es sich daneben außerdem, in das Portfolio des Dienstleisters zu schauen. Ist er auf einige wenige Themen fokussiert? Passen diese zueinander? NEIN? Dann kann dieser unter Umständen für die Anforderungen einer hybriden und dynamisch vernetzten Welt nicht geeignet sein – auch wenn dieser über die vergangenen Jahre hinweg ein lieb gewonnener Partner geworden ist.


5. Vergessen Sie die Menschen nicht.


Die neuesten Technologien sind in der Anschaffung zu teuer, wenn diese ungenutzt versauern und die Menschen in Ihrem Unternehmen weiterarbeiten wie bisher. Meist wird der Sinn darin hinterfragt oder die Mitarbeiter wurden schlicht mit den Neuerungen alleine gelassen. Um die User für die veränderten Arbeitsweisen zu sensibilisieren, sind Anwender-Trainings und aktives Change Management gefragt. Sehr häufig wird der Generationenkonflikt unterschätzt: Idealerweise werden Vertreter verschiedener Altersklassen an einen Tisch geholt, deren Bedürfnisse analysiert und aufeinander abgestimmt. Erst dann macht es Sinn zu überlegen, welche Kommunikations- und Kollaborationsinstrumente infrage kommen.

Dirk Bugar

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